Si vous cherchez à optimiser la facturation de votre TPE ou PME, alors se tourner vers un logiciel dédié semble être la solution idéale. En effet, gagner du temps sur tout ce qui touche à la facturation, c’est s’offrir toutes les chances de se consacrer à ce que l’on sait faire de mieux : l’activité de l’entreprise. Toutefois, avant de se lancer dans l’achat d’un nouveau logiciel, il est important de se poser les bonnes questions. Pour ce faire, nous vous avons préparé toute une liste de critères à étudier.
Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?
Avant d’entrer dans le vif du sujet, faisons un petit point sur ce que représente un logiciel de facturation. En quelques mots, il s’agit d’un programme (ou d’un site web parfois) où l’on peut créer des factures pour son entreprise en quelques clics. Le principal intérêt d’utiliser un tel logiciel, c’est qu’il fait gagner du temps à l’entreprise : grâce à son fichier client pré-enregistré, il suffit de quelques secondes pour générer une petite facture (un peu plus lorsque les lignes sont nombreuses à ajouter). Idéalement, ce logiciel peut envoyer les factures directement au client et peut vérifier la bonne réception des paiements (nous y reviendrons).
Comment choisir son logiciel de facturation ? Quels sont les critères à considérer ?
Ce qui est important de retenir, c’est qu’il existe de multiples logiciels de facturation. Pour savoir si celui dans lequel vous souhaitez investir est adapté à vos besoins, il suffit d’établir une liste de critères et de vérifier qu’il répond à bon nombre d’entre eux (si ce n’est tous).
Expérience utilisateur facile d’accès
C’est probablement l’un des critères les plus importants : un bon logiciel de facturation doit être facile d’accès. En effet, tout le monde n’est pas nécessairement à l’aise avec l’outil numérique. C’est pourquoi, vous devez envisager qu’une personne qui ne l’est pas doit utiliser facilement le logiciel de facturation. Pour ce faire, la seule solution est de le tester, ou de se renseigner au maximum si c’est impossible.
Personnalisation poussée dans la création de factures
Ce qu’il est également possible de considérer, c’est le fait de pouvoir personnaliser aisément la création de factures avec le logiciel. Des informations obligatoires doivent figurer dans chaque facture éditée : nom et adresse de l’entreprise, numéro de SIRET, numéro de TVA (si éligible), forme juridique, capital social… Généralement, tous les logiciels de facture le proposent. Néanmoins, vous pourriez vouloir aller un peu plus loin, comme ajouter votre logo, modifier la mise en page de la facture… Pensez à vérifier si le logiciel le propose.
Une bonne gestion du fichier client
Que serait un logiciel de facturation sans (bonne) gestion du fichier client ? Cela peut être un détail de prime abord, mais sachez que vous utiliserez constamment ce fichier pour éditer vos factures. Il doit donc répondre à plusieurs exigences comme la vitesse d’accès, la quantité et qualité des informations de vos clients ou encore la modification facile de chaque fiche client.
Un suivi des paiements après émission des factures
Pour gagner du temps et de la productivité, avoir un logiciel de facturation en mesure d’automatiser certaines tâches est un atout précieux. L’une d’entre elles pourrait particulièrement vous intéresser : être apte à repérer les paiements, pour valider automatiquement la facture en statut “payé”. Pour cela, le logiciel doit se connecter à votre banque, ou sinon à votre logiciel de gestion bancaire.
Gestion des stocks
Certaines entreprises, notamment dans le commerce, ont besoin d’une gestion des stocks poussée. Un bon logiciel de facturation doit être en mesure de relier les factures avec les stocks de votre entreprise. Par exemple, si vous vendez quatre exemplaires d’un produit, alors ces derniers ne doivent plus être mentionnés dans votre stock.
Utilisation dans le cloud
Travailler dans le cloud est probablement l’une des évolutions majeures de l’informatique pour les TPE et PME, mais également les indépendants. En effet, avoir accès au logiciel de facturation de n’importe où avec seulement une connexion internet est un avantage important. Par exemple, si plusieurs personnes utilisent le logiciel de facturation, alors la technologie du cloud est en mesure de synchroniser les informations entre chaque utilisateur.
Sécurité des données
Il s’agit là de l’une des préoccupations majeures des entreprises : comment être certain que les données du logiciel soient sécurisées ? Portez donc une attention particulière à cet aspect tant cela peut avoir des répercussions importantes. En effet, quid de votre crédibilité si votre fichier client fuite auprès d’un spammeur ou chez un concurrent ? La plupart du temps, les meilleurs logiciels de facturation offrent une sécurisation des données, notamment grâce à un cryptage de niveau poussé.
Intégration avec vos autres logiciels
L’informatique d’une entreprise, c’est souvent tout un écosystème de plusieurs logiciels pour chaque aspect de l’activité. Ainsi, pouvoir connecter chaque logiciel entre eux est un atout des plus intéressants. Vous souhaitez automatiquement détecter un paiement ? Alors relier votre logiciel de facturation avec celui de compatibilité doit être possible. Vous souhaitez gérer les stocks ? Alors, le logiciel de facturation doit être en mesure de communiquer avec celui de gestion. Bref, vérifiez avant l’achat que le logiciel de facturation est compatible avec votre écosystème : cela peut être un détail de prime abord, mais il s’avère généralement être crucial à terme.
Suivi et mise à jour du logiciel
Enfin, pour travailler en toute sérénité sur le long terme, il est essentiel de savoir si votre futur logiciel de facturation dispose d’un suivi ou non. Concrètement, cela signifie que le service client du prestataire doit être réactif et performant. Quel chef d’entreprise souhaiterait perdre du temps avec un logiciel de facturation ? Ainsi, dès qu’un problème se présente, il doit être résolu le plus vite possible afin de pouvoir continuer à exercer votre activité. Autre point à analyser, c’est le fait d’avoir des mises à jour régulières de votre logiciel. Traditionnellement, elles se font à l’année, et peuvent être téléchargées directement depuis les serveurs du prestataire. Si ce n’est pas le cas, alors avoir un technicien se rendant dans vos locaux est indispensable. Sachez que ces mises à jour sont très importantes : la technologie évolue très vite et la réglementation aussi.
Les logiciels en tant que service (SaaS) offrent une approche moderne et avantageuse par rapport aux logiciels traditionnels installés localement. Avec le SaaS, les mises à jour sont automatisées, garantissant toujours la dernière version sans effort. L’accessibilité via un navigateur web permet un travail flexible de n’importe où. Les coûts sont réduits grâce aux abonnements et à l’évolutivité adaptée. La maintenance technique est gérée par le fournisseur, libérant du temps pour se concentrer sur l’essentiel. La collaboration est facilitée, favorisant un travail d’équipe fluide. Le déploiement est rapide, sans installations complexes. En somme, le SaaS simplifie et améliore l’expérience logicielle pour les entreprises et les particuliers.
