En entreprise, les factures impayées sont loin d’être une exception. Le souci, c’est qu’elles entraînent un certain nombre de soucis comme des relances à prévoir qui deviennent rapidement chronophages. De plus, elles peuvent menacer la trésorerie et entraîner des soucis de comptabilité. Alors comment faire pour traiter les factures impayées ? Et quels sont les recours possibles ? Voici ce qu’il faut retenir !
Quelle solution amiable pour des factures impayées : que faire ?
Pour traiter des factures impayées, l’entreprise doit toujours tenter une solution amiable. D’un côté, cela permet d’éviter une procédure judiciaire qui pourrait traîner en longueur. De l’autre, cela lui permet de préserver son portefeuille clients dans le futur. Dans un premier temps, il est donc préférable de contacter le client par téléphone ou par mail pour lui rappeler l’existence de cette facture.
Une lettre de relance pour une facture impayée
Dans un premier temps, l’entreprise peut envoyer une lettre de relance pour des factures impayées. Cela permet de rappeler au client qu’il est toujours débiteur et qu’il doit s’acquitter du paiement. Idéalement, il faut envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception qui aura plus de poids en cas d’action en justice.
Pour trouver une solution amiable, il est également possible de multiplier les coups de téléphone ou les e-mails afin d’obtenir une trace écrite de vos différentes démarches. Évidemment, cela représente un coût en termes de temps. Toutefois, c’est un est indispensable avant d’engager des procédures plus restrictives.
Une mise en demeure pour des factures impayées
Après plusieurs relances infructueuses, vous pouvez passer à la vitesse supérieure en envoyant une mise en demeure pour des factures impayées. Il s’agit d’un courrier qui doit respecter des règles de forme et comporter certaines mentions obligatoires. Là encore, ce document doit être envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception. Cela notifie officiellement un dernier rappel à votre client pour régler la facture. Il s’agit d’un dernier envoi avant d’entamer des actions judiciaires.
Se faire aider par un cabinet de recouvrement
Que soit pour une procédure de relance ou la rédaction d’une mise en demeure, ce sont des actions qui coûtent à l’entreprise. Elles demandent d’y consacrer du temps et peuvent rapidement se transformer en tâches chronophages. Voilà pourquoi, il est parfois préférable de confier cette mission à un cabinet de recouvrement. En plus, en faisant appel des professionnels, cela permet de montrer votre détermination à votre débiteur. Comme il s’agit souvent d’avocats ou d’huissiers de justice, vous profitez aussi de conseils avisés sur des notions juridiques. Et comme ils effectuent toutes les démarches à votre place, vous gagnez du temps sur votre activité tout en laissant le soin à des experts de prendre en main votre dossier.
Quelles sont les étapes d'un recouvrement judiciaire pour des factures impayées ?
Si malgré tous vos efforts, vous ne parvenez pas à trouver une solution amiable pour traiter des factures impayées, alors il faudra passer par un recouvrement judiciaire. Ici, vous pourrez passer par l’injonction de payer, l’assignation en paiement ou le référé-provision.
L'injonction de payer pour des factures impayées
Simple, rapide et peu coûteuse, l’injonction de payer force le client à régler ses factures. Généralement, c’est une procédure qui s’adresse davantage à un faible montant. Pour la mettre en œuvre, il faut adresser une demande au greffe du tribunal en fournissant la copie de la mise en demeure envoyée à votre client.
Ensuite, l’ordonnance sera délivrée par voie d’huissier, ce qui permet de débloquer la situation rapidement. Dans le cas où votre client ne paierait toujours pas ou s’il dépasse un délai d’un mois, alors il est possible de demander l’apposition de la formule exécutoire. Cela vous permet d’utiliser l’ordonnance pour obtenir le paiement en passant par une procédure de saisie par huissier de justice.
Le référé-provision
De la même manière qu’une injonction de payer, le référé-provision vous permet de recevoir rapidement le règlement des factures impayées. Il s’agit d’une procédure rapide prévue dans différents textes de loi. Ici, le client sera directement convoqué au tribunal pour le règlement des factures. S’il n’effectue pas le règlement, alors l’huissier pourra se rendre chez lui pour saisir ses biens.
L'assignation en paiement
Enfin, pour des sommes conséquentes, il est aussi possible de passer par une assignation en paiement. Ici, il s’agit d’un procès classique beaucoup plus coûteux et beaucoup plus long. Il est utilisé à la suite d’une injonction de payer ou d’un référé-provision. Avec un avocat, vous citez votre client à comparaître devant le juge pour obtenir une condamnation à payer. Vous pouvez aussi réclamer des dommages et intérêts au cours du procès.
Comment éviter de traiter des factures impayées ?
Dans une entreprise, les factures impayées sont un véritable point noir. Elles mobilisent des ressources importantes avec des relances quotidiennes qui peuvent rapidement devenir chronophages. De plus, et en fonction de la somme à régler, c’est une procédure qui peut rapidement devenir irritante et complexifier les relations commerciales. Voilà pourquoi, il est nécessaire de mettre en place certaines actions pour traiter les potentiels impayés en amont.
Pour cela, il est possible de mettre en place une stratégie de risque client. C’est une stratégie qui vise à mieux cerner son portefeuille clientèle en s’attardant sur la solvabilité ou d’éventuels précédents. Ensuite, vous pourrez créer un scoring qui vise à attribuer une note par client pour mieux orienter vos procédures de relance ou indiquer vos dates d’échéance.
Évidemment, il est toujours préférable de mettre l’accent sur la communication. En plus d’une présentation impeccable sur vos factures, il faut toujours afficher les mentions obligatoires pour limiter les soucis de compréhension. Avant la date d’échéance, vous pouvez aussi appeler à votre client que la date de la facturation approche. En cas d’éventuelles difficultés, faites tout ce qui est possible pour éviter de tendre vos relations, ce qui pourrait conduire à une impasse. Au contraire, en tant qu’entreprise, il faut toujours privilégier une démarche amiable afin de trouver une solution qui profite à tout le monde. Et si vous rencontrez des soucis dans vos relances téléphoniques ou par e-mail, il est préférable de déléguer cette tâche à des professionnels qui sauront trouver des arguments juridiques adéquats pour débloquer la situation.
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