À partir du 1er juillet 2024, les entreprises vont accélérer le mouvement de la transition numérique en passant progressivement à la facture électronique. Dans cet article, nous allons vous expliquer ce qu’est une facture électronique, ce qui la distingue d’une simple facture numérique, et ce que prévoit cette réforme. Nous allons également voir que les plateformes et les professionnels de la gestion comptable se préparent déjà à cette évolution majeure.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Conformément au nouvel article 289 bis du Code général des impôts, « une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée », ce qui la différencie des factures « papier » ou du fichier numérique ordinaire. On l’appelle aussi e-facture ou e-invoicing.
Ce que l’on désigne par socle minimum de données sous forme structurée, c’est le traitement qu’aura reçu le document en vue de son chiffrage. La facture sera ainsi convertie en un format spécifique qui garantira l’authenticité et l’exactitude des informations qui auront été transmises. De cette manière, la facture électronique ne pourra pas être modifiée après son émission.
Il existe actuellement deux types de factures électroniques :
- La facture au format structuré que l’on appelle aussi la facture au format EDI. Elle repose sur une technologie de chiffrage avancée.
- La facture mixte, qui est un fichier PDF auquel on aura intégré des données structurées.
Pour qu’une facture électronique soit conforme à la législation en vigueur, celle-ci doit remplir trois critères :
- Un critère d’intégrité qui garantit que le document n’est pas modifiable.
- Un critère d’authenticité qui garantit l’origine de la facture.
- Un critère de lisibilité qui garantit la restitution des informations
Quelles opérations sont concernées par la facturation électronique ?
La mise en place de la réforme sur la facturation électronique concernera les opérations suivantes :
- La vente de biens ou les prestations de services effectuées en France et qui sont assujetties à la TVA.
- Les acomptes se rapportant à la vente de biens ou les prestations de services.
- Les livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité.
Que dit la réforme relative à la dématérialisation des factures électroniques ?
La réforme a déjà été mise en place dans le secteur public. En effet, depuis le 1er janvier 2021, les entreprises privées ou publiques qui traitent avec le secteur public doivent envoyer leurs factures électroniques via la plateforme Chorus Pro. La loi de finances de 2023 vient généraliser ce système à toutes les factures établies en France pour les assujettis à la TVA. Cette réforme va se mettre en place progressivement en trois phases. D’abord pour les grandes entreprises à partir de 2024, pour les entreprises de taille intermédiaire en 2025 et ensuite pour les PME et les microentreprises à partir de 2026.
Que dit la réforme relative à la dématérialisation des factures électroniques ?
Les personnes concernées par la réforme sont les entreprises assujetties à la TVA et en 2026, toutes les entreprises, même les TPE et les microentreprises. Les associations à but non lucratif ne sont pas concernées par la réforme. Toutefois, les associations qui sont assujetties à la TVA devront recevoir et émettre des factures électroniques.
Les obligations de facturation électronique seront imposées selon le calendrier suivant :
- À compter du 1er juillet 2024, en réception, à l’ensemble des assujettis,
- À compter du 1er juillet 2024, en transmission, aux grandes entreprises,
- À compter du 1er janvier 2025 aux entreprises de taille intermédiaire,
- À compter du 1er janvier 2026 aux petites et moyennes entreprises, aux microentreprises et aux associations assujetties à la TVA.
Quels sont les avantages d’utiliser des factures électroniques ?
Le fait de passer à la facturation numérique présente 5 avantages.
Des factures authentifiées
Comme nous l’avons évoqué plus haut dans cet article, les factures électroniques se distinguent des simples factures numériques sur le fait qu’elles reposent sur un socle de données chiffrées. Ce socle garantit notamment le fait que le contenu des factures ne puisse pas être modifié et donc falsifié. C’est donc un gage de sécurité pour le vendeur et le prestataire comme pour les clients. Cela renforce d’autant plus la valeur probante de ce type de document.
Éviter les risques de fraude
Un gain d’argent pour les entreprises
Avec la facture électronique, vous n’aurez plus besoin d’imprimer vos factures et de les envoyer par courrier, ce qui représente un gain d’argent considérable pour certaines entreprises.
La facilité de gestion des factures électroniques
Aujourd’hui, la plupart des entreprises se sont dotées d’un logiciel de facturation. D’ailleurs, la plupart des grandes plateformes qui fournissent ces logiciels travaillent actuellement avec l’administration fiscale française pour obtenir l’agrément. Ces éditeurs ainsi que les experts-comptables pourront ainsi proposer à leurs clients professionnels de passer à la facturation électronique sans aucun problème.
Ces logiciels de facturation permettent aux professionnels de gérer et de classer plus facilement les factures émises, les factures reçues, d’émettre des devis, des factures d’acomptes ou des bons de commande. Ces solutions permettent aussi de gérer plus sereinement les impayés avec un système d’alerte.
Les factures électroniques et l’écologie
Même si l’on peut reprocher aux documents numériques et aux envois de mail d’émettre du CO2, force est de constater que la facture électronique sera beaucoup moins énergivore qu’une facture au format papier qui nécessite beaucoup d’eau pour sa fabrication.
Quelles sont les mentions obligatoires pour une facture électronique ?
Une facture électronique sera soumise aux mêmes conditions de forme et de contenu que les factures classiques. Elles devront notamment être rédigées en langue française et être éditées en deux exemplaires (une pour l’acheteur ou le commanditaire, l’autre pour le vendeur ou le prestataire de service).
Avec l’augmentation du commerce intracommunautaire, la facturation en euro s’est généralisée au sein des pays de l’UE. Néanmoins, il est possible de rédiger une facture en langue étrangère et de facturer dans une devise étrangère reconnue. Dans ce cas, l’administration pourra exiger une traduction certifiée et il faudra réintroduire la facture dans l’entreprise en euros.
Les mentions légales pour une facture électronique sont les suivantes :
- La date de la facture.
- La date de la vente du produit ou de la prestation de services.
- L’identité du vendeur ou du prestataire de services (la dénomination sociale de l’entreprise, l’adresse, le numéro SIRET, la forme sociale, le capital, le numéro RSC pour les commerçants, le numéro au répertoire des métiers et le département d’immatriculation pour les artisans).
- L’identité de l’acheteur, à savoir le nom du particulier ou la dénomination sociale de l’entreprise (BtoB), l’adresse de facturation et de livraison.
- Le numéro du bon de commande s’il a été émis.
- Le numéro d’identification TVA du vendeur et du prestataire ainsi que du client.
- La désignation des produits ou des services.
- Le prix des produits et des services TH et TTC avec le montant de la TVA et le taux de la TVA.
- Les éventuelles réductions
- Les modalités et les délais de paiement (avec le taux des pénalités éventuelles)
- Les conditions d’escompte
- La durée de garantie
À partir du 1er juillet 2024, de nouvelles mentions obligatoires devront figurer sur la facture à savoir :
- Le numéro SIREN.
- L’adresse de livraison des biens, lorsqu’elle est différente de l’adresse du client.
- L’information selon laquelle les opérations donnant lieu à une facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories d’opérations.
- Le paiement de la taxe d’après les débits, lorsque le prestataire a opté pour celui-ci.
Cette obligation sera mise en place pour les différentes entreprises selon le calendrier de mise en place de la réforme.
Comment doit-on envoyer une facture électronique ?
Pour convertir un document au format PDF en une facture électronique, c’est-à-dire de la transformer en facture authentique, sécurisée et non modifiable, il va falloir passer par une plateforme de dématérialisation qui aura été préalablement homologuée par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP). À ce titre, un service d’immatriculation consacré aux plateformes de dématérialisation partenaires ouvrira en septembre 2023. Actuellement, plusieurs plateformes travaillent en partenariat avec l’administration fiscale pour se mettre en conformité avec la réforme.
En ce qui concerne la transmission de factures électroniques vers l’État ou vers les collectivités publiques dans le cadre d’un marché public, ces dernières devront être transmises par l’intermédiaire du portail de facturation Chorus pro.
Pour les entreprises, cette transition se fera en douceur si elles disposent d’un logiciel de facturation agréé. Tout sera alors automatisé et les mentions légales seront automatiquement générées avec les données qui auront été saisies par le vendeur ou par le prestataire sur le logiciel.
